Los trabajos creativos requieren una gestión del tiempo impecable. Hay que documentarse, crear, realizar los trabajos… Y luego están los plazos de entrega, los cambios según las peticiones del cliente, etc. Para emplear mejor el tiempo del que se dispone, es necesario saber en qué consiste la gestión del tiempo (time management). Pero ¿qué es en concreto?
¿Qué es la gestión del tiempo?
Gestión del tiempo: como su nombre bien indica, se refiere a una gestión y organización óptimas del tiempo del que se dispone. No solo para el trabajo, sino también para mejorar y ser más eficaces en cualquier actividad que se lleve a cabo. Otra palabra que asusta en el trabajo es «plazos». Seas empleado o autónomo, en el trabajo siempre hay una fecha límite para la entrega. Precisamente aquí es donde entra en juego el tiempo y se vuelve indispensable optimizar la forma en la que se emplea.
El tiempo es el bien más preciado que posee un ser humano. Un día incluye 1 440 minutos para gestionar, un valor igual para todos. Nadie puede cambiarlo. Sin embargo, son muchos los que no consiguen aprovechar el enorme potencial de estos preciosos minutos que pueden acabar convirtiéndose en horas, días y meses perdidos si no se organizan bien.
Pero la vida diaria no es tan sencilla: no siempre puede se puede solucionar todo con un calendario o una lista de cosas por hacer: sería demasiado fácil. Los imprevistos están a la vuelta de la esquina, las tareas diarias se acumulan. Por tanto, hay que evitar que el tiempo se convierta en un tirano y tratar de transformarlo en un valioso aliado.
El tiempo no es oro
El tiempo es el bien más valioso que tenemos. La gestión del tiempo no es producto de ningún libro de éxito ni de ningún gurú de crecimiento personal, sino de la filosofía. ¿Cómo usamos nuestro tiempo para hacer que nuestra vida sea significativa? Esta es la pregunta que habría que hacerse. La gestión moderna del tiempo la han escrito asesores, no filósofos. Trucos, sistemas y consejos para hacer más, trabajar más rápidamente, ser más eficientes. Un sistema excelente para algunos, pero se debe partir de la pregunta adecuada. ¿Por qué, en primer lugar, debemos gestionar el tiempo? Porque el tiempo es valioso, dirían muchos. Pero, entonces, ¿cuánto vale?
El tiempo no es oro y lo dicen también varios estudios. Las personas que relacionan su tiempo directamente con el dinero son más propensas a sufrir mucho estrés, siempre con prisas y, simplemente, a ser menos felices. Según el filósofo romano Séneca, si se piensa que el tiempo es oro —es decir, dinero—, se está dando un valor realmente bajo al tiempo que se tiene. Bajo porque el tiempo del que se dispone es limitado: no solo el de un día, sino también el de toda una vida. Cuando se llega a esta conclusión, se comprende su verdadero valor, que no tiene, en absoluto, una tarifa horaria.
Técnicas de gestión del tiempo: a cada uno la suya
Hay épocas en las que se acumulan retrasos y noches sin dormir para entregar un trabajo a tiempo. Cualquiera podría pensar que las maratones nocturnas pueden despertar al genio de la creatividad, el destello repentino que transforma un proyecto en oro. Es posible, pero también raro. El primer error que hay que evitar es pensar que la creatividad viene de la presión del propio trabajo. Es la buena organización y la creación de hábitos sanos lo que aporta un valor añadido. Se puede cumplir el plazo de entrega tras una noche sin dormir, pero acabaríamos extenuados e incapaces de pasar rápidamente a un proyecto nuevo o a una tarea nueva en la empresa.
Organizar el tiempo quiere decir, por tanto, elegir y, a veces, hasta decir no para evitar acabar quemado por el estrés. No a un cliente, por ejemplo. Las decisiones que se toman hoy influyen en el tiempo que se dedicará mañana a un determinado proyecto. Existen varios métodos prácticos para mejorar el tiempo y algunos son muy sencillos. A continuación, hablamos de algunos de ellos.
La técnica Pomodoro
Es una técnica muy sencilla, y muy eficaz para muchos, para mejorar la concentración. La inventó Francesco Cirillo a finales de la década de 1980 y su nombre deriva de los clásicos temporizadores de cocina con forma de tomate. Así es como funciona:
- Se busca un temporizador de cocina o se descarga la aplicación Tomato Timer para Android o IOS.
- Se divide el trabajo en intervalos de 25 minutos, escogiendo una sola tarea de la lista.
- Durante 25 minutos se concentra uno al 100% en la actividad, sea la que sea.
- Cuando termina el tiempo, se hace una breve pausa de 5 minutos.
- Cada 4 «tomates» se puede hacer una pausa de 15 minutos.
El Análisis de Pareto
El principio de Pareto dice que el 80 % de las actividades se pueden completar en el 20 % del tiempo disponible. El 20 % restante se completa con el 80 % del tiempo. Se dividen las actividades en dos partes y se aconseja hacer primero las que requieran menos tiempo. Con la regla del 80/20, se conseguirá , tras haber dedicado el 20 % del tiempo, completar el 80 % de las actividades.
A cada uno, sus reglas
Independientemente de los compromisos personales, los métodos y las reglas «de otros» no son adecuados para todos. Cada uno puede establecer sus propias reglas, recordando siempre que es imposible hacerlo todo en poco tiempo. Se podrían decidir cuáles son las horas más productivas y concentrar el trabajo (o escribir, dibujar, leer) en ese marco de tiempo. Es importante entender que la cama es para dormir, no para trabajar o estudiar. O que las pequeñas pausas no son solo necesarias, sino también vitales. Se trata de escucharse y de comprender qué hábitos pueden ser más sencillos de adoptar y mantener.
La gestión del tiempo de la gente más ocupada del mundo
Elon Musk, Arianna Huffington y Mark Zuckerberg son, sin duda, personas extremadamente ocupadas dirigiendo empresas colosales como Tesla y Facebook. Zuckerberg lleva todos los días el mismo modelo de camiseta y de vaqueros, reduciendo así el número de decisiones que tomar por la mañana como, por ejemplo, qué ponerse cada día. Es una forma de optimizar el tiempo desde el momento en el que te despiertas y empiezas el día.
Musk no divide los días en horas, sino en pequeños tiempos de 5 minutos. Una organización muy rígida en la que se suceden estas pequeñas unidades de tiempo que le permiten maximizar cada minuto que pasa. Arianna Huffington, por ejemplo, no mira la bandeja de entrada del correo electrónico al menos 30 minutos antes de ir a dormir y no la comprueba recién levantada. Por tanto, cada uno aplica sus propias técnicas, pero lo fundamental es ser realistas y no hacer que la organización en sí se convierta en una pérdida de tiempo.