Cuando hablamos de la digitalización de las empresas, pensamos inmediatamente en lo más evidente: documentos que pasan del papel a lo digital. Sin embargo, esta es solo una pequeña parte del amplio significado que tiene el término «digitalización empresarial».
Digitalizar una empresa significa utilizar herramientas y tecnologías digitales para hacer que los procesos empresariales sean más eficientes y que la propia empresa sea más competitiva. Esta es una definición de digitalización de las empresas que se ajusta más a la realidad.
El objetivo de la digitalización es hacer que la empresa sea más eficiente y segura (y, por tanto, más competitiva) ahorrando recursos y simplificando su funcionamiento. Para lograr estos objetivos, se utilizan herramientas digitales que modifican:
1) Los procesos y flujos de la empresa.
2) La forma en la que se crean y se comparten los documentos.
Como en cualquier cambio, es normal que la transformación digital pueda provocar conflictos y algún dolor de cabeza dentro de las empresas. Además, por otro lado, en los próximos años, la tendencia hacia la digitalización empresarial será todavía más fuerte. Como ya veremos, una empresa obtiene muchos beneficios al digitalizarse.
Digitalizar empresas: qué significa
Vamos a intentar ser más concretos: ¿qué significa digitalizar una empresa al detalle? Para mejorar la eficiencia de una empresa por medio de herramientas digitales solemos movernos en dos frentes que están conectados entre sí:
- La documentación.
- Los procesos.
Digitalizar los documentos de la empresa (pedidos, facturas, inventarios, registros del almacén, correspondencia comercial, entre otros) lo que quiere decir es desmaterializarlos: pasar de un medio analógico, como el papel, a uno digital. Al hacer esto, se cambia la esencia misma de los documentos y se abre un gran abanico de posibilidades de mejora para la empresa. Por esto mismo, también se digitalizan los procesos.
Las plataformas y tecnologías digitales permiten cambiar los procesos empresariales. Por ejemplo, se pueden compartir, aprobar, modificar y enviar más rápido los documentos. Es posible colaborar en un mismo recurso, ya sea un libro de contabilidad o un conjunto de presupuestos, e integrar con más facilidad los nuevos canales de venta online con los flujos y estructuras ya existentes en la empresa.
Una consecuencia positiva de la digitalización se ve en la acumulación de una gran cantidad de datos. Los datos son un recurso esencial para poder entender la tendencia de la empresa, establecer estrategias, seguir mejorando los procesos y automatizar alguna de las actividades, liberando recursos humanos y energías para actividades de mayor valor.
Aquí tienes algún ejemplo práctico de digitalización empresarial:
- Uso de herramientas colaborativas y digitales: aplicaciones para videollamadas, mensajería corporativa, redes sociales corporativas, intercambio de documentos.
- Nube para almacenar la documentación digital con mecanismos de autenticación de usuarios y asignación de distintos roles y permisos para proteger la información confidencial y mejorar los flujos de trabajo.
- Canales de venta online (comercios electrónicos) con software de gestión (almacén, inventario, entre otros).
- Plataformas para crear, modificar, archivar y enviar documentos al cliente como recibos, facturas y documentos de transporte.
- Herramientas de recopilación y análisis predictivo de datos, para conocer qué parte de un comercio electrónico tiene más éxito en las ventas o los tiempos de transporte de una empresa de logística, por ejemplo.
- Formación continua del personal en digitalización empresarial y escuchar las necesidades de colaboradores, proveedores y socios comerciales.
- [….]
La pandemia y el salto a la digitalización
La pandemia se ha notado en distintos sectores: la COVID-19 ha acelerado los procesos y las tendencias que ya estaban en marcha en la última década. Y la digitalización empresarial no iba a ser menos.
Durante 2020, el trabajo en remoto ha crecido muchísimo, al igual que las inversiones en tecnologías de comunicación interna. Si en enero de 2020, menos de un 10 % de los empleados teletrabajaban, en marzo de 2020, el porcentaje aumentó hasta un 30 %. Entre 2019 y 2020, también aumentó mucho el porcentaje de empresas que ponían a disposición en sus páginas web información sobre los productos ofrecidos. Sin embargo, las pymes no utilizan mucho las aplicaciones digitales más evolucionadas.
¿Por qué invertir en la digitalización?
Según los : solo un pequeño porcentaje de las empresas ya digitalizadas ha reducido su actividad debido a la pandemia, mientras que el número se dobla entre las que no lo están.
La mayor competitividad de las empresas digitalizadas, sobre todo en escenarios de crisis, es solo uno de los beneficios de la digitalización empresarial.
Otros beneficios de la digitalización de los procesos empresariales son:
- Se reducen los errores: al agilizar los pasos y automatizar algunos procesos, disminuye el riesgo de cometer errores o de tener algún descuido.
- Se reducen los costes: a pesar de la inversión inicial, que los procesos sean más simples y eficientes reduce los costes de gestión y de personal empleado en actividades de bajo valor. La empresa emplea menos recursos y lo hace de manera más eficiente.
- Más control y transparencia: los procesos digitalizados con una gestión adecuada de accesos y autorizaciones permiten tener un mayor control. Cuando algo falla, es más fácil identificar la causa y las responsabilidades. Los flujos digitalizados, además, garantizan una mayor transparencia ante inversores o beneficiarios.
- Mayor satisfacción entre los clientes: las empresas digitalizadas son más rápidas y eficientes, por lo que son capaces de integrar con mayor facilidad los canales de venta con el resto de estructuras de la empresa y, así, responder de forma más adecuada a las necesidades de los clientes.
- Mayor flexibilidad: la digitalización de los procesos empresariales no es un proceso sencillo, pero una vez que se ha llevado a cabo, permite modificar y adaptar más fácilmente los flujos empresariales a la situación del momento. Una empresa digitalizada tiene mayor capacidad de respuesta ante nuevos escenarios.
- Mejores estrategias basadas en datos: el análisis de big data permite a los altos cargos tener una base sólida sobre la que tomar decisiones, resolver problemas y establecer estrategias de crecimiento.
Hay que decir que, como en cualquier cambio, la digitalización puede crear conflictos y reticencias. Es totalmente normal: se cambian herramientas, procesos y hábitos consolidados dentro de la empresa y que han funcionado durante años.
El proceso de digitalización debe ser gradual y participativo. Hay que escuchar las necesidades y comentarios de colaboradores, clientes y socios, poner a disposición herramientas de evaluación del proceso y cursos de formación continua para el personal.