Cómo organizar tus proyectos de diseño para entregarlos a tiempo

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Si eres autónomo o tienes un negocio de diseño, sabrás que es fundamental entregar tus proyectos de diseño a tiempo para mantener una buena reputación. Cuando estás muy ocupado y tienes que hacer malabares con varios proyectos de diseño, es importante organizar y gestionar cada proyecto con cuidado. Esto no solo garantizará que entregues el trabajo a tiempo, sino que también hará que todo el proceso sea mucho menos estresante.

Averigua los plazos inamovibles para el cliente

Antes de comprometerte con cualquier plazo de entrega, organiza el proyecto en orden inverso para asignar el tiempo que te va a llevar. Por ejemplo, calcula cuánto tiempo llevará la impresión del encargo y el tiempo necesario para la fotografía u otros servicios externos. Intenta conseguir que el cliente se comprometa a entregar en una fecha concreta otros materiales que puedas necesitar, como el texto para el proyecto. A partir de ahí, puedes calcular el tiempo que necesitarás, añadiendo algo de tiempo extra para posibles modificaciones y aprobaciones por parte del cliente. Es todavía más importante que trabajes de manera constante y a buen ritmo cuando hay una fecha límite fijada, como una exposición para la que tu proyecto de diseño debe estar terminado.

Añade un margen de tiempo extra cuando sea posible

Si puedes, añade tiempo extra por si algo no saliese según lo previsto. No es habitual, pero los archivos a veces se corrompen o las modificaciones del cliente llevan más tiempo del esperado. Es mejor dejar un poco más de margen de tiempo para hacer un trabajo e impresionar al cliente si luego lo terminas antes, y no al revés.

Lleva un registro de tus proyectos mediante un sistema de numeración

Anota en tu sistema cada proyecto que entra. Puede parecer obvio, pero he conocido a diseñadores autónomos que no hacen esto. Mi sistema consiste en tener un libro de trabajo físico. En mi caso, es un cuaderno A4 de tapa dura en el que divido a mano con una regla las hojas en columnas. La primera columna es la fecha, luego mi número de proyecto, luego el nombre del cliente y después la descripción del proyecto donde también anoto el valor de dicho proyecto. Al final, tengo una columna para la fecha de la factura. Esto significa que puedo comprobar fácilmente si ya he facturado un trabajo o todavía no. Si prefieres tener algo que se vea un poco más formal, puedes diseñar e imprimir tus propios libros de trabajo digitalmente. Por supuesto, si prefieres hacer esto de manera digital, puedes usar una hoja de cálculo o buscar una aplicación para hacer algo parecido.

Planificación y listas de cosas por hacer

Una vez que hayas aceptado el proyecto y conozcas los plazos, necesitarás planificar el proyecto para que encaje con otros trabajos que tengas. Hay muchas formas diferentes de hacer esto, desde bolígrafo y papel hasta aplicaciones informáticas. Cuando empecé como autónoma, solía escribir a máquina e imprimir una lista que mostraba todos mis proyectos en la parte superior. Luego, debajo de cada día de la semana, anotaba el proyecto en el que había estado trabajando. Si entraba un nuevo proyecto, lo añadía a mano en el papel. Al día siguiente, modificaba mi lista impresa añadiendo el nuevo proyecto y borrando los que ya había terminado. Suena un poco anticuado ahora, pero funcionaba bien y, en cierto modo, me gusta la inmediatez de este sistema.

Desde entonces, he utilizado un par de aplicaciones. La primera fue «Things» (Mac e iOS), que recomiendo, pero es un poco cara si quieres usarla tanto en el ordenador como en el móvil. Ahora he cambiado a «Todoist» (Mac, PC, iOS, Android y navegadores), que se usa de manera parecida y tiene una versión gratis y otra premium según lo que necesites. También tiene la ventaja de que, si estás colaborando en proyectos, puedes asignar tareas a otras personas en la aplicación, siempre que ellos también la tengan.

«Todoist» también te deja dividir los proyectos en tareas más pequeñas y programar tareas repetitivas, lo cual es útil si tienes proyectos recurrentes. Con la versión premium también puedes configurar recordatorios para tu teléfono o correo electrónico, muy útiles para mantenerte al tanto de los proyectos.

Haz todo el trabajo que puedas por adelantado

Si tienes el tiempo muy justo para un proyecto, haz todo el trabajo que puedas por adelantado, antes de recibir lo que te tenga que mandar el cliente. Por ejemplo, podrías conseguir que te apruebe el estilo del documento usando como texto «Lorem ipsum» antes de que el texto de verdad esté listo. También podrías crear un muro de inspiración y conseguir posibles fotografías de stock o estilos de ilustraciones antes de recibir todos los recursos del cliente.

Da plazos a tus clientes

Si estás trabajando con plazos muy ajustados, puede que te convenga indicar por escrito a tu cliente cuándo necesitas recibir todo lo que te tengan que enviar para que puedas entregar a tiempo. No tiene que ser algo demasiado formal: basta con un correo electrónico en el que le indiques una fecha límite. Si bien es posible dedicar horas extra cuando realmente es necesario, no es lo ideal.

Pide ayuda si la necesitas

Si te preocupa la cantidad de trabajo que tienes que completar en un período de tiempo breve, considera la posibilidad de solicitar ayuda. Por ejemplo, si hay que hacer muchos recortes con Photoshop, podrías externalizarlos mientras trabajas en los conceptos. Otra opción sería compartir el trabajo con un amigo diseñador en el que confíes.

Mantén la comunicación con el cliente

Sobra decirlo, pero es muy importante mantener la comunicación con tu cliente. Si estás esperando que lleguen unos archivos y no llegan, búscalos rápidamente antes. Los correos electrónicos pueden perderse o acabar en la bandeja de correo no deseado, así que es mejor comprobarlo antes de asumir que tu cliente se está retrasando. Si se está retrasando, merece la pena recordarle cualquier plazo crítico para la impresión, etc. Puede que tu cliente esté trabajando en muchos proyectos a la vez y que tu fecha límite para tu proyecto no esté en su lista de prioridades, aunque sí lo esté en la tuya.

Recurre a proveedores de confianza (por ejemplo, impresores) y añade algo de tiempo extra

Si tienes un plazo ajustado, recurre a un impresor y otros proveedores que sepas que son de fiar y que entregarán a tiempo. Si no sueles hacer ese tipo de trabajo, pide recomendaciones y comprueba las opiniones en Internet. Algunos impresores online también ofrecen impresiones rápidas por un coste adicional. Si puedes, añade algo de tiempo extra al plazo fijado para cualquier servicio externo sobre el cual no tengas el control completo, incluso si esto significa que tendrás un poco menos de tiempo para tu trabajo.

Y eso es todo por hoy. Espero que estos consejos te ayuden a garantizar que tus proyectos siempre terminen a tiempo.

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