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El dosier de prensa, «press kit» en inglés, es el conjunto de materiales pensados para los periodistas y blogueros que participan en conferencias de prensa, lanzamientos de productos, ferias y otros eventos organizados por tu empresa. El formato puede ser en papel, la típica carpeta con un pliego de material informativo, o digital, guardado en un lápiz USB personalizado. En algunos casos, se usan ambos formatos, incluyendo algunos documentos impresos en papel y otros guardados en un lápiz de memoria. En este artículo, vamos a ver este último tipo de dosieres de prensa que, a nuestro parecer, aprovecha mejor el potencial de los medios de comunicación tradicionales y las tecnologías digitales.
Cuando se prepara un dosier de prensa, es fundamental incluir materiales detallados e interesantes que puedan captar la atención de los periodistas. Un dosier de prensa hecho con atención te ayudará a comunicar de manera clara y eficaz la identidad de marca de la empresa y a obtener un recurso inestimable para cualquier tipo de negocio: visibilidad gratuita en periódicos que participan en conferencias de imprenta o en eventos en los que está presente tu empresa.
Además, la información precisa y completa evitará descuidos y errores durante la redacción de los artículos o la preparación de los servicios radiotelevisivos. Este último aspecto es muy importante teniendo en cuenta los ritmos de trabajo frenéticos de las redacciones, donde los periodistas deben a menudo trabajar bajo presión para respetar los plazos.
El contenido del dosier de prensa
El contenido del dosier de prensa puede variar según el sector y el tipo de evento, pero, en cualquier caso, es fundamental planificar con antelación los distintos materiales que se van a incluir en su interior. De esta forma, será más fácil localizar toda la información necesaria y preparar los distintos elementos del dosier de prensa cuidadosamente, prestando especial atención también al aspecto estético y al packaging externo.
Un dosier de prensa debe contener una o varias notas de prensa, folletos plegables y otros documentos sobre la empresa impresos en papel de calidad y entregados en una carpeta personalizada o una bolsa de papel o tela. En el caso de eventos para el lanzamiento de un producto o ferias de sector, también puedes incluir, si el tamaño y el presupuesto lo permiten, muestras de un producto. Y nunca debe faltar una memoria externa USB con algunas imágenes y vídeos en alta resolución y el logotipo de la empresa, muy útil para integrar la información con material visual de impacto.
Veamos ahora cómo preparar un dosier de prensa perfecto según el tipo de evento que estés organizando.
Ferias de sector
Las ferias son una excelente oportunidad para presentar a la prensa todas las novedades de tu empresa: expansiones y adquisiciones, nuevos productos o servicios, colaboraciones comerciales, etc. El dosier de prensa para una feria de sector debería incluir los siguientes materiales:
- Notas de prensa: según las noticias que quieras difundir, puedes incluir más de una.
- Folletos sobre productos o servicios que quieras destacar.
- Muestras de producto, directamente en el dosier o, en el caso de que el tamaño no lo permita, disponibles en el stand a petición expresa. Las muestras son una excelente forma de ofrecer una experiencia directa a los periodistas y blogueros, aumentando su interés y, por tanto, las posibilidades de cobertura mediática.
- Una ficha informativa detallada sobre las características y los beneficios del producto o servicio presentado.
- Una hoja con las declaraciones directas del director general o del presidente de la empresa sobre las novedades presentadas en la feria y los datos de contacto de los encargados de las relaciones públicas de la empresa.
- Un folleto plegable con la historia de la empresa y otra información útil para preparar un artículo o reportaje.
- Un lápiz USB personalizado con vídeos y fotografías de alta calidad, el logotipo de la empresa en formato vectorial y la reseña de la prensa con los artículos más importantes ya publicados por otros periódicos online y en otros soportes.
Ideas creativas
En una feria es fundamental distinguirse de los cientos de expositores presentes con iniciativas que sorprendan a los periodistas que visiten tu stand y dejen un recuerdo tangible de tu empresa. Una idea creativa para el dosier de prensa es añadir un artículo promocional personalizado relacionado con los productos o servicios ofrecidos por tu empresa.
Si trabajas en el sector informático, por ejemplo, puedes optar por un kit de limpieza, personalizado con el logotipo y los colores de tu empresa, para limpiar la pantalla de la tableta o el ordenador: un regalo útil que agradecerán los profesionales que se pasan muchas horas frente al ordenador. También puedes incluir una tarjeta dentro del dosier de prensa destinada a los periodistas y blogueros más influyentes para invitarlos a retirar su regalo directamente en tu stand: será un excelente cebo para entablar una conversación con ellos y aumentar las posibilidades de obtener cobertura mediática.
Lanzamiento de un nuevo producto o servicio
La presentación de un nuevo producto o servicio debe captar la atención de los medios de comunicación sobre este y, en general, sobre las actividades de innovación e investigación que tu empresa realiza. En este caso, el dosier de prensa debería contener lo siguiente:
- La nota de prensa de presentación del producto o servicio.
- Un folleto con la información más importante de la empresa.
- Fichas detalladas del producto o servicio en cuestión.
- Una muestra del producto (si es posible).
- Una hoja con las declaraciones directas del Jefe de Producto de la empresa sobre el nuevo artículo o servicio y los datos de contacto del equipo de Relaciones Públicas.
- Un lápiz USB con imágenes y vídeos en alta resolución, junto con el logotipo de la empresa en formato vectorial y en alta resolución.
Ideas creativas
La presentación de un nuevo producto o servicio debe captar la atención sobre su potencial y los beneficios para el cliente. Haz más eficaz tu dosier de prensa añadiendo una invitación para participar en una sesión demostrativa justo después de la conferencia de prensa. Los periodistas y blogueros podrán realizar una auténtica inmersión total en el producto y crear así artículos y servicios más detallados y atractivos.
Lanzamiento de una nueva empresa
Si estás a punto de lanzar un nuevo negocio, organizar una conferencia de prensa cuidada hasta el más mínimo detalle es fundamental para establecer relaciones fructíferas con los periódicos y las personas más influyentes del sector. Además de proporcionar la nota de prensa, los folletos y toda la documentación que ya hemos visto para los otros tipos de eventos, deberás sentar las bases para construir una identidad corporativa sólida y reconocible.
Una solución eficaz consiste en aprovechar algunas estrategias de marketing centradas en el boca a boca desde la preparación del dosier de prensa, con el objetivo de reforzar la popularidad de la nueva marca.
Por ejemplo, puedes lanzar un concurso en el que desafíes a todos los periodistas a escribir en sus perfiles de las redes sociales una frase sobre un tema elegido (relacionado con tu sector) etiquetando el perfil de tu empresa. Anuncia el concurso al principio de la conferencia de prensa, invitando a los presentes a abrir el sobre dentro del dosier de prensa con las instrucciones para participar. Las frases publicadas crearán un boca a boca mediático, que aumentará al instante la popularidad y la visibilidad de la marca.